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TIEC Administration office

Move-in Orientation 
​入居オリエンテーション

Index

    Papers listed here contain the one for deliver to you and the other require filling in matters and your signature. 
    ​このページに記載されている書類はオリエンテーション当日にお渡しするものと、必要事項を記入の上提出していただくものがあります。

    Permit for residence
    ​入居許可証

    入居許可証は東京国際交流館への入居が許可されたことを証明する書類となります。

    The permit for residence is the paper to prove that you are permitted to live in TIEC.


    ①Name, university name　大学名と本人の名前

    ②Period of residence　入居許可期間

    This is original paper issued by JASSO and keep it safe. Note that it will not be reissued if lost.

    これは日本学生支援機構（JASSO）から発行された原本ですので大事に保管してください。万が一紛失しても再発行は致しかねます。

    This paper is necessary for registration at Koto city hall.

    Details in this link.

    Registration card 
    ​入居者カード

    ①Paste your photo　顔写真

    ②Name　名前　

    ③Your signature　署名

    ④Current address or home country address　現住所

    ⑤Phone number & Email address　電話番号とメールアドレス

    Please write your room number and your name on the back of photos.

    顔写真の裏に部屋番号と名前を記入してください。

    Residents moving into Residence Hall C or D must prepare two face photos each of themselves and family members.

    C棟D棟に入居される方はご本人とご家族全員の顔写真が２枚づつ必要です。

    Resident information card
    ​巡回連絡カード

    In Japan, there is a common practice known as "Police Patrol Contact," which aims at ensuring the safety of the community by allowing the police officer to gather information about residents and respond quickly in case of an emergency. 

    日本においては地域の交番や駐在所に勤務する警察官が管轄地域を周り、犯罪や事故の予防のために情報を収集し地域住民の要望を聞き取る巡回連絡というものが行われています。

    近隣地域の安全を確保し、地域住民と警察とのつながりを強化し、犯罪を抑止するためにもぜひご協力ください。

    ①Please fill in today’s date

    　本日の日付を記入してください。

    ②Please write your residence card No. for Hall C and

    　D, Please write your family’s resident card Number.

    　在留カードをお持ちの場合は番号を記入してください。

    　C棟D棟に入居される方はご家族全員の在留カード番号もご記入ください。

    ③Please sign your name

    　署名をしてください。

    Notices for living in TIEC
    ​東京国際交流館入居中の注意事項

    Nota bene for living in TIEC is listed in this paper. read it carefully, then write the date and your signature.

    TIECへ入居されるにあたっての注意事項となります。すべてに目を通していただき記入された日付とご自身の署名をお願いします。

    You need to check additional information below.


    Entrance permit​
    ​不在入出許可証

    Please fill out Entrance Permit foam as we will enter your room, in case of the following 2 cases;

    TIECの施設を適切に管理するため以下の2つの場合に入居者の居室に管理センター職員が立ち入る場合があります。入居される方はこれに協力する義務を負いますので用紙を下記リンクからダウンロードし必要事項を記入のうえ管理センターまでご提出ください。

     ①Inspections of fire prevention facilities in accordance with Japanese law, 

           with prior email notification.

           事前にメールで通知したうえで法律に基づき防設備点検を実施する場合

     ②Emergency situations that TIEC deemed necessary to enter the room.

           TIECが緊急事態により立ち入りが必要と判断した場合

    なお、火災や漏水など緊急性が高いと判断された場合は事前の通知をせずに居室へ立ち入ることがあります。

    不在入室許可証をダウンロード

     ​Information Sheet​
    ​インフォメーションシート

    Important information, such as room number, address, delivery box PIN and mailbox dial number, are listed on this sheet. 

    Take a photo and keep it as they are frequently needed to reference. 

    インフォメーションシートには大切な情報(部屋番号、住所、宅配ボックス暗証番号、郵便受ダイヤル番号)が記載されています。

    頻繁に必要になる情報ですのでスマートフォンで写真を撮影しておくことをお勧めします。

    This information is necessary for opening mailbox and delivery box

    Room check sheet
     ルームチェックシート

    Within two weeks of moving in, please check the condition of your room using the room check sheet and submit it to the Administration Office. If a light bulb burns out within one month of moving in, the Administration Office will provide you with a new one. After one month of moving in, please replace burnt-out bulbs yourself. If you are unsure of which light bulb to purchase, please come to the Administration Office and we will provide you with the information. If there are any issues with the room after moving in, please notify the Administration Office's responsible department at the email address eizen@tokyu-nasic.jp. 

    入居から2週間以内に居室内の状態をルームチェックシートに従って確認していただき、管理センターへ提出していただきます。
    入居から1か月以内に電球が切れた場合、管理センターで新しい電球をお渡しします。以後球切れ等が発生した場合はご自身で交換をお願いします。どの電球を購入すればよいかわからないなどの場合は管理センターに来ていただければお伝えします。入居後、居室に不備があった場合、管理センター担当部署メールアドレスeizen@tokyu-nasic.jp.までその旨お知らせください。 

    TIEC Orientation Video
    ​TIECオリエンテーション動画

    This video contains information that important for the residents living in TIEC, please make sure to check it :

    動画内ではTIECに居住するにあたって必要となる情報が解説されておりますので必ずご確認ください。

    Payment お支払い


    1. For your move-in month, you must pay the rent on a daily rate and an entrance fee equal to one month's rent. 

    入居月は、日割り計算した館費と1か月分の入居費をお支払いいただきます。

    2. The entrance fee is non-refundable.

    館費は返金されません。

    3. Failure to pay the entrance fee within two months of the first date of permitted period of residence will require you to move out.

    居住許可開始日から2か月以内に入居費をお支払いいただけない場合は、退去していただきます。

    4. The payment invoice will be sent to your postal mailbox with payment due by the 6th of the following month.

    月末までに請求書が郵送されますので翌月6日までにコンビニエンスストアでお支払いください。

    5. To make the payment, take the invoice to a convenience store and pay in cash, including a handling fee of 671 yen.

    請求書をコンビニエンスストアに持参し現金にてお支払いください。請求書には手数料671円が加算されています。

    regular Payment 通常時お支払い

    How will the rent and utility fee be charged?